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Per compliance aziendale (in italiano a volte chiamata "conformità") si intende la conformità di tutte le attività aziendali alle procedure, ai regolamenti, alle disposizioni di legge e ai codici di condotta. Con la compliance, un’azienda svolge una serie di attività preventive al fine di evitare che si possa incorrere nel rischio della mancanza di rispetto delle normative di settore. In questo modo qualora si dovessero riscontrare delle problematiche che possono creare situazioni di non conformità alle norme, attraverso la compliance si suggeriscono e si adottano le soluzioni più adatte ed efficaci.
Lo scopo principale della compliance è quello di proteggere una azienda dai rischi sia di carattere legale che reputazionale. La compliance richiede figure esperte specifiche in azienda e chiaramente va declinata in funzione dell'attività e delle dimensioni aziendali. Il significato, la funzione e la struttura sulla quale si basa la Compliance possono subire variazioni a seconda delle dimensioni dell’azienda o della realtà nella quale viene attuata.
L'esigenza di istituire in azienda una funzione specifica di compliance nasce dalle riflessioni condotte a livello internazionale, anche a fronte di scandali e fallimenti specie in campo finanziario, che hanno evidenziato l'esigenza di rafforzare presidi organizzativi volti ad assicurare la piena osservanza delle normative riguardanti l'attività svolta e, in particolare, le relazioni con la clientela.
L’esperto di Compliance è colui che cura e consolida l’immagine aziendale dal punto di vista della correttezza delle procedure e del rispetto delle norme, al fine di non incorrere in sanzioni che potrebbero danneggiare la reputazione dell’azienda nei confronti dei clienti, dei partner e di tutti gli stakeholders in generale. Un esperto di compliance aziendale si occupa in definitiva anche degli aspetti strategici di una società. La sua attività deve tendere a trovare le cosiddette "best practices" del suo settore aziendale.
Il rischio di non conformità alle norme, o di compliance, è il rischio di incorrere in sanzioni giudiziarie o amministrative, perdite finanziarie rilevanti o danni di reputazione in conseguenza di violazioni di norme imperative (di legge o di regolamenti) ovvero di autoregolamentazione (ad esempio di statuti, codici di condotta, codici di autodisciplina).
Per le aziende in generale le norme di settore che dettano disposizioni che si fanno normalmente rientrare nella compliance riguardano:
Per le società che svolgono servizi bancari o finanziari sono rilevanti anche le Compliance su:
La qualità di un prodotto o di un servizio è costituita dalle caratteristiche (la conformità alle specifiche tecniche) e dai valori che gli consentono di soddisfare le attese di chi lo utilizza. Questi valori possono essere oggettivi (gli aspetti tecnici che devono soddisfare le specifiche del cliente), ma anche soggettivi (gli aspetti che devono soddisfare le aspettative e i desideri del cliente). In questa logica, non esiste un livello "assoluto" di qualità: sono le diverse esigenze degli utilizzatori a definire di volta in volta le caratteristiche che il prodotto o il servizio deve possedere per soddisfarli. Importante è che il livello di qualità richiesto dal cliente deve essere raggiunto in modo non sporadico, ma costante nel tempo e per questo è necessario che siano coinvolte tutte le funzioni aziendali.
La qualità non è un fatto solamente tecnico, ma ha aspetti organizzativi e gestionali e va a coinvolgere tutta l'azienda, compresa la direzione che deve avere una precisa politica e ne deve curare l'attuazione, anche considerando lo stretto rapporto esistente tra qualità ed efficienza aziendale.
Perché con l'introduzione di un Sistema di Gestione Qualità l'azienda avvia un processo virtuoso e continuativo al fine di ottimizzare e potenziare i processi organizzativi, in tutte le differenti parti che li compongono. Fare qualità non significa buttare via tutto ciò che c’è già, ma anzi significa valorizzarlo, farlo meglio e svilupparlo.
Il Sistema Qualità è l'insieme delle risorse di cui un'azienda dispone e delle attività che mette in atto allo scopo di garantire il raggiungimento di quanto prefissato. Materiali, progetti, processi e comportamenti concorrono a mantenere un determinato livello di qualità del prodotto, il che costituisce in ultima analisi il fine dell'azienda, che per essere competitiva deve ottenere la fiducia del cliente. Il sistema qualità aziendale consente di rendere chiaro e noto sia all'interno dell'azienda, sia verso tutti i suoi pubblici esterni come l'azienda stessa riesce ad eseguire tutte le attività procedurate. Il Sistema di Gestione Qualità consenta alle aziende di salvaguardare il know-how dell’organizzazione, generando un circolo continuo di innovazione, efficienza e ottenimento di risultati per tutti, per la proprietà, per il personale, per i fornitori, per i clienti, per il mercato, per la collettività tutta.
La certificazione è la dichiarazione di un ente terzo (cioè non legato al fornitore o all'acquirente) che il prodotto fornito o il sistema qualità dell'azienda fornitrice sono conformi ad una certa normativa, nel caso del sistema qualità le norme di riferimento sono quelle della famiglia delle ISO 9000 recepite in Italia come UNI EN ISO 9000. Impostando la propria attività secondo i criteri indicati nelle norme di riferimento, le aziende possono ragionevolmente assicurare ai clienti che i propri prodotti o servizi raggiungono un determinato livello di qualità e soprattutto che sono in grado di mantenerlo nel tempo, con un costante impegno al miglioramento e tenendo sempre presenti le esigenze del cliente.
Il contributo più importante che il Responsabile Qualità può dare all'azienda è di migliorare il livello dell’azienda riducendo progressivamente nel tempo i reclami/resi dei clienti, gli sprechi/rilavorazioni dei processi produttivi interni, i difetti nelle forniture.
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